Instrukcja dla pracownika

Rejestrowanie czasu pracy

Aplikacja zastępuje papierową listę obecności. Rano zaznaczasz rozpoczęcie pracy, po zakończeniu — koniec. Telefon przy odbiciu sprawdza, na którym obiekcie jesteś. Konfigurujesz ją raz, potem to dwa dotknięcia dziennie.

1 Powiąż telefon

Robisz to tylko raz, na swoim telefonie.

Dostaniesz od przełożonego wiadomość z odnośnikiem. To wszystko, czego potrzebujesz — nie ma nic do przepisywania.

  1. Otwórz odnośnik z wiadomości. Aplikacja przywita Cię imieniem — jeśli zobaczysz cudze, zamknij ją i zgłoś to przełożonemu.
  2. Jeśli aplikacja o to zapyta, wskaż swoją budowę i brygadę. Można to zmienić później, więc bez obaw.
  3. Ustaw własny czterocyfrowy PIN. Będzie potrzebny przy każdym uruchomieniu. Nie podawaj go nikomu — odbicia są przypisane do Ciebie.
  4. Naciśnij Gotowe, zaczynamy.

Odnośnik działa tylko raz. Jeśli ktoś inny otworzy go wcześniej, poproś przełożonego o nowy.

Gdy odnośnik nie chce się otworzyć. Niektóre telefony blokują adresy w wiadomościach. W takim wypadku w tej samej wiadomości jest krótki kod — otwórz adres aplikacji, wybierz Powiąż telefon i przepisz go. Wielkość liter nie ma znaczenia, myślnik wpisuje się sam.

2 Zezwól na lokalizację

Bez tego aplikacja nie potwierdzi, że jesteś na budowie — odbicie się zapisze, ale trafi do sprawdzenia przez przełożonego.

Najczęściej wystarczy jedno dotknięcie. Przy pierwszym odbiciu telefon sam zapyta o dostęp do lokalizacji. Naciśnij Zezwól (albo Podczas używania aplikacji) i to wszystko — reszta tej sekcji jest potrzebna tylko wtedy, gdy przez pomyłkę nacisnąłeś „Nie zezwalaj".

Android

Telefony Samsung, Xiaomi, Motorola i podobne — przeglądarka Chrome.

Zgoda dla strony

  1. Otwórz aplikację w Chrome.
  2. Dotknij ikony po lewej stronie adresu u góry ekranu (kłódka lub suwaki).
  3. Wybierz Uprawnienia albo Ustawienia witryny.
  4. Przy pozycji Lokalizacja ustaw Zezwalaj.

Jeśli tam tego nie ma

  1. W Chrome dotknij ⋮ (trzy kropki w prawym górnym rogu).
  2. Ustawienia → Ustawienia witryn → Lokalizacja.
  3. Znajdź adres aplikacji na liście Nie zezwolono i zmień na Zezwalaj.

Uprawnienie dla samej przeglądarki

Android ma jeszcze jedną bramkę — Chrome musi mieć dostęp do lokalizacji na poziomie systemu:

  1. Ustawienia telefonu → Aplikacje → Chrome.
  2. Uprawnienia → Lokalizacja.
  3. Zaznacz Zezwalaj tylko podczas używania aplikacji.

Sprawdź też, czy lokalizacja (GPS) jest w ogóle włączona — najszybciej przez rozwinięcie paska powiadomień z góry ekranu.

iPhone

Przeglądarka Safari.

Zgoda dla strony

  1. Otwórz aplikację w Safari.
  2. Dotknij przycisku „Aa" po lewej stronie adresu (na nowszych telefonach ikona z suwakami).
  3. Wybierz Ustawienia witryny.
  4. Przy pozycji Lokalizacja ustaw Zezwól.

Jeśli tam tego nie ma

  1. Ustawienia telefonu → Prywatność i ochrona.
  2. Usługi lokalizacji — upewnij się, że przełącznik u góry jest włączony.
  3. Przewiń listę w dół do pozycji Witryny Safari.
  4. Zaznacz Podczas używania programu.

Dodatkowo

W tym samym miejscu upewnij się, że włączona jest Dokładna lokalizacja. Bez niej telefon podaje pozycję z dokładnością do kilku kilometrów i każde odbicie trafi do sprawdzenia.

3 Codzienne odbijanie

  1. Otwórz aplikację i wpisz swój PIN.
  2. Aplikacja sama znajdzie najbliższy obiekt i pokaże go na ekranie. Jeśli podpowiedziała zły — zmień go na liście Obiekt.
  3. Naciśnij duży żółty przycisk Rozpocznij pracę.
  4. Pojawi się okno z godziną i miejscem. Sprawdź i naciśnij Potwierdzam. To zabezpieczenie przed przypadkowym dotknięciem.
  5. Po pracy tak samo, tylko przycisk jest czerwony: Zakończ pracę.

Możesz zacząć w jednym miejscu, a skończyć w innym. Jeśli rano jesteś na jednej budowie, a po południu na drugiej — po prostu przy zakończeniu wybierz obiekt, na którym faktycznie jesteś. Aplikacja zapisze oba miejsca.

Gdy praca trwa, w górnej karcie widzisz licznik zmiany — ile już jesteś na budowie. To najprostszy sposób, żeby zauważyć, że rano zapomniałeś się odbić.

Pod nazwą obiektu jest paseczek z odległością: pokazuje, jak daleko jesteś od środka obiektu na tle jego promienia. Zielony znaczy, że jesteś na miejscu; pomarańczowy — że poza promieniem. Odbić możesz się tak czy tak.

Na dole ekranu, po dotknięciu, rozwijają się kolejne sekcje: mój kalendarz, historia z dwóch tygodni, zgłoszenie nieobecności, moje przerwy, przypomnienia i dodanie drugiego urządzenia.

4 Dodaj do ekranu głównego

Nieobowiązkowe, ale wygodniejsze — aplikacja otwiera się jak zwykła ikona, bez szukania adresu.

Android

  1. W Chrome dotknij ⋮ w prawym górnym rogu.
  2. Wybierz Dodaj do ekranu głównego lub Zainstaluj aplikację.
  3. Potwierdź Dodaj.

iPhone

  1. W Safari dotknij przycisku Udostępnij (kwadrat ze strzałką w górę, na dole ekranu).
  2. Przewiń listę i wybierz Do ekranu początkowego.
  3. Potwierdź Dodaj.

5 Włącz przypomnienia

Nieobowiązkowe, ale oszczędza kłopotów. Jeśli minie godzina zakończenia zmiany, a praca będzie wciąż otwarta, telefon przypomni o odbiciu. Wtedy wystarczy jedno dotknięcie — zamiast tłumaczenia po tygodniu, o której naprawdę się wyszło.

  1. Zjedź na dół ekranu głównego do sekcji Przypomnienia na telefon.
  2. Dotknij Włącz przypomnienia.
  3. Gdy telefon zapyta o zgodę na powiadomienia — potwierdź.

Na iPhonie działa to dopiero po dodaniu aplikacji do ekranu głównego (krok 4). W samej przeglądarce Safari powiadomień nie ma.

Jeśli raz odmówisz zgody, przycisk przestanie działać — telefon zapamiętuje odmowę. Da się to cofnąć w ustawieniach przeglądarki dla tej strony, w sekcji powiadomień.

Przypomnienie przychodzi raz na zmianę i tylko wtedy, gdy zapomnisz się odbić. Poza tym telefon odezwie się jedynie wtedy, gdy przełożony wyśle Ci wiadomość — na przykład o zbiórce albo zmianie miejsca pracy. Nic innego nie wysyłamy i nic nie chodzi w tle.

Ustaw przypomnienie po swojemu

Domyślna pora i treść pasują większości ludzi i nic nie trzeba zmieniać. Jeśli jednak wolisz, żeby telefon odezwał się wcześniej albo napisał coś swojego — możesz to ustawić sam.

  1. Otwórz sekcję Przypomnienia i powiadomienia na dole ekranu głównego.
  2. Wybierz, czy chcesz przypomnienie o rozpoczęciu, o zakończeniu, czy oba.
  3. Wpisz, po ilu minutach od godziny z grafiku ma przyjść. Puste pole znaczy „jak zwykle".
  4. Możesz wpisać własną treść. Puste pole znaczy zwykły komunikat, a nie brak przypomnienia.
  5. Dotknij Zapisz. Przycisk Domyślne cofa wszystko do ustawień wyjściowych.

We własnej treści możesz wstawić w nawiasach klamrowych: {imie}, {nazwisko}, {start}, {plan}, {czas}, {obiekt}, {teraz}. Aplikacja podstawi za nie prawdziwe dane. Gdy czegoś nie zna — na przykład obiektu przy pracy zdalnej — po prostu to pominie, a nie wyświetli nawiasów.

Jeśli przy przypomnieniu widnieje „ustawione przez przełożonego", znaczy to, że porę albo treść ustawił ktoś z kierownictwa. Możesz to zmienić na swoje — to Twój telefon.

Własne przypomnienia — przycisk „+ Dodaj"

Dwa przypomnienia powyżej wynikają z grafiku i dotyczą odbić. Poza nimi możesz ustawić swoje własne: o rzeczach, których aplikacja nie ma skąd znać — „o 11:30 zadzwoń do magazynu", „w piątek zabierz kartę drogową". Dostajesz je tylko Ty i tylko Ty je ustawiasz; przełożony ich nie widzi i nie tworzy.

  1. W sekcji Moje własne przypomnienia dotknij + Dodaj przypomnienie.
  2. Ustaw godzinę i zaznacz dni tygodnia (domyślnie od poniedziałku do piątku).
  3. Wpisz treść — to ona pojawi się na telefonie. Możesz użyć tych samych znaczników co wyżej.
  4. Dotknij Zapisz. Później możesz je zmienić, chwilowo wyłączyć albo skasować.

Domyślnie przypomnienie przychodzi tylko w dni, w które pracujesz według grafiku — żeby nie budziło Cię w wolną sobotę. Jeśli ma przychodzić zawsze, odznacz ten przełącznik w oknie.

Przypomnienie ma jedną porę, o której jest coś warte, więc przychodzi w ciągu pół godziny od ustawionego czasu albo wcale. Nie zostanie „nadrobione" po południu — przypomnienie o rzeczy sprzed sześciu godzin to już tylko hałas.

Więcej niż dziesięć własnych przypomnień aplikacja nie przyjmie. Nie z oszczędności — po prostu tyle powiadomień przestaje się czytać, a wtedy przestają działać także te o odbiciu.

Przerwy

Jeśli musisz na chwilę zejść z budowy — zgłoś przerwę. To zajmuje dwa dotknięcia i zostawia ślad, dzięki któremu nikt później nie musi zgadywać, gdzie byłeś.

  1. W czasie pracy naciśnij Zgłoś przerwę pod przyciskiem odbicia.
  2. Wybierz rodzaj przerwy — o rodzajach niżej.
  3. Możesz podać, za ile wracasz. To tylko przypomnienie i informacja dla przełożonego; do ewidencji liczy się rzeczywisty czas, nie deklaracja.
  4. Gdy wracasz, naciśnij Wracam do pracy.

Na przerwie przycisk odbicia znika. To celowe — żeby przez pomyłkę nie zakończyć sobie całej zmiany zamiast wrócić z przerwy. Odbicia nie da się wycofać, więc najpierw powrót, potem koniec dnia.

Jaki rodzaj wybrać

Przerwa wliczana — art. 134 Kodeksu pracy

Piętnaście minut przy zmianie od sześciu godzin. To Twoje prawo, nie przywilej. Jest płatna i nie skraca czasu pracy — zgłoszenie jej nic Cię nie kosztuje.

Przerwa niewliczana — art. 141 Kodeksu pracy

Dłuższa przerwa na posiłek albo sprawy osobiste. Nie jest płatna i skraca czas pracy. Pojawia się tylko wtedy, gdy firma ma taki zapis w regulaminie pracy — jeśli go nie widzisz, to znaczy, że u Was nie obowiązuje.

Wyjście prywatne — art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy

Wyjście w swoich sprawach: lekarz, urząd, odbiór dziecka. Nie jest płatne, ale ma ważną zaletę — odpracowanie tego czasu nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. To jest właściwy sposób na „muszę wyskoczyć na godzinę".

Inna przerwa (płatna)

Przerwa, która wynika z pracy, ale nie mieści się w żadnym z powyższych przepisów: narada, telefon służbowy, przestój, czekanie na dostawę albo na transport. Opisz krótko własnymi słowami, czego dotyczyła — opis jest wymagany, bo bez niego wpis nic nikomu nie mówi.

Ta przerwa jest płatna i nie skraca czasu pracy. Tak ustaliło kierownictwo i tak liczy ją aplikacja — nie musisz o nic prosić ani niczego deklarować.

Na swoje własne sprawy — lekarz, urząd, odbiór dziecka — wybierz wyjście prywatne, a nie tę przerwę. Kadry widzą oba rodzaje i mogą poprawić wybór, jeśli się pomylisz; wtedy zobaczysz to przy swojej przerwie.

Inna przerwa (niepłatna)

To samo co wyżej, tylko dla przerwy, która nie jest pracą i nie mieści się w żadnym z przepisów powyżej. Opis też jest wymagany. Ta przerwa nie jest płatna i skraca czas pracy.

Nie wybieraj jej na sprawy osobiste — od tego jest wyjście prywatne, i to nie jest drobiazg: przy wyjściu prywatnym odpracowanie tego czasu nie jest pracą w godzinach nadliczbowych, a przy tej przerwie już tak. Zły wybór zmienia charakter odpracowanych godzin, nie tylko nazwę na liście.

Podgląd własnych przerw

Na dole ekranu rozwiń Moje przerwy. Zobaczysz miesiąc po miesiącu: ile przerw, ile czasu odjęto od godzin, ile wliczono, a pod spodem każdą pozycję z rodzajem i powodem.

Warto tam zaglądać przed wypłatą. Przerwy niepłatne wprost skracają godziny, więc to najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy wszystko się zgadza.

Jeśli zapomnisz nacisnąć Wracam do pracy, przerwa zostaje otwarta. Nic Ci wtedy nie ucieka z godzin — trwająca przerwa niczego nie odejmuje — ale przełożony musi ją domknąć godziną ustaloną z Tobą. Zgłoś to, im szybciej, tym łatwiej odtworzyć, o której naprawdę wróciłeś.

Prośba o potwierdzenie obecności

Pojawia się tylko wtedy, gdy firma to włączy.

O ustalonych porach telefon może poprosić o potwierdzenie, że jesteś na miejscu pracy. Wtedy w aplikacji, na samej górze, pokaże się pole Potwierdź obecność.

  1. Otwórz aplikację — z powiadomienia albo z ikony.
  2. Dotknij Potwierdzam.
  3. Aplikacja odczyta pozycję i zapisze potwierdzenie. To wszystko.

Aplikacja nie sprawdza, gdzie jesteś, między prośbami. Pozycja jest odczytywana wyłącznie w chwili odbicia i w chwili potwierdzenia — nigdy w tle, nigdy przy zamkniętej aplikacji.

Prośba jest ważna 45 minut. Jeśli nie zdążysz — bo nie było zasięgu albo telefon się rozładował — zostanie zapisane „bez odpowiedzi". To nie zarzut, tylko sygnał do wyjaśnienia z przełożonym.

Co robić, gdy…

Nacisnąłem „Nie zezwalaj" i teraz nie ma o co pytać

Telefon zapamiętał odmowę i nie zapyta drugi raz. Wróć do kroku 2 i włącz zgodę ręcznie w ustawieniach.

Nie mam zasięgu albo GPS nie łapie

Możesz się odbić mimo to — aplikacja nie zablokuje Ci rozpoczęcia pracy. Wybierz obiekt z listy i potwierdź. Odbicie trafi do sprawdzenia przez przełożonego, więc dopisz krótko powód w polu Powód rozbieżności.

Aplikacja pisze, że jestem poza obiektem

GPS w telefonie potrafi się mylić o kilkadziesiąt metrów, a w hali czy piwnicy znacznie więcej. Odbij się normalnie i wpisz powód. Nikt Cię za to nie ukarze — to tylko informacja do wyjaśnienia.

Zapomniałem PIN-u

Nie da się go odzyskać ani zmienić samodzielnie — to zabezpieczenie, żeby nikt nie odbijał się za Ciebie. Poproś przełożonego o zresetowanie PIN-u. Telefon zostaje powiązany, nie trzeba parować go od nowa, a Twoje odbicia pozostają.

Wpisałem PIN kilka razy źle i apka mnie zablokowała

Blokada mija sama po 15 minutach. Jeśli się spieszysz, przełożony może ją zdjąć od ręki — bez zmiany Twojego PIN-u.

Zapomniałem odbić zakończenie pracy

Zgłoś to przełożonemu — im szybciej, tym łatwiej odtworzyć godzinę. Taka zmiana pokazuje się w zestawieniu jako niedokończona i nie liczy się do godzin, dopóki ktoś jej nie poprawi.

Następnego dnia pracujesz normalnie. Aplikacja pokaże Brak odbicia zakończenia z datą, ale przycisk będzie jak zwykle Rozpocznij pracę. Nie klikaj niczego „na siłę", żeby to odblokować — zapomniane wyjście poprawia przełożony, a Ty po prostu zaczynasz dziś.

Przełożony dopisze brakujące odbicie razem z powodem poprawki. W Twoim zestawieniu zobaczysz przy nim Wpis administratora — to znaczy, że tej godziny nie odbił telefon, tylko wpisał ją człowiek. Jeśli coś się nie zgadza, powiedz od razu.

Mam mniej godzin, niż byłem w pracy

Najczęściej to przerwy. Rozwiń Moje przerwy — zobaczysz tam wprost, ile czasu odjęto od godzin i z jakiego tytułu.

Jeśli tego dnia nie zgłosiłeś żadnej przerwy, a w Twoim grafiku jest wpisana niepłatna przerwa, aplikacja odejmie ją z grafiku — zmiana od 07:00 do 15:00 z półgodzinną przerwą to siedem i pół godziny.

Jeśli zgłosiłeś przerwy, liczą się one, a odliczenie z grafiku nie działa. Zapis jest ważniejszy od założenia.

Ustawowe 15 minut przerwy przy dniu powyżej sześciu godzin jest płatne i nic za nie nie schodzi. Jeśli liczby się nie zgadzają, zgłoś przełożonemu.

Chcę odbijać się też z laptopa albo drugiego telefonu

Da się. Na już działającym telefonie rozwiń Dodaj drugie urządzenie i naciśnij Wygeneruj kod. Potem na drugim urządzeniu otwórz adres aplikacji, wybierz Powiąż telefon i przepisz ten kod.

Kod jest ważny 30 minut. Twoje godziny są wspólne dla wszystkich urządzeń — możesz zacząć pracę na telefonie, a skończyć na laptopie.

Jeśli zgubiłeś telefon i nie masz z czego wygenerować kodu, poproś przełożonego o nowy odnośnik.

Będę na zwolnieniu albo urlopie

Na dole ekranu rozwiń Zgłoś nieobecność, wybierz rodzaj i zakres dat. Zgłoszenie trafia do kadr i czeka na zatwierdzenie — do tego czasu ma status zgłoszona.

Jeśli w dniu objętym zatwierdzoną nieobecnością mimo wszystko się odbijesz — na przykład wpadłeś po dokumenty — aplikacja Cię nie zablokuje. Odbicie się zapisze, a przełożony potwierdzi, czy tego dnia pracowałeś.

Ile godzin już przepracowałem?

W aplikacji, pod przyciskiem odbicia, rozwiń Mój kalendarz. Zobaczysz cały miesiąc: dni pracy z godzinami, urlopy, chorobowe i święta, a pod spodem sumę godzin oraz saldo wobec wymiaru.

Chcę zobaczyć swoją ewidencję na piśmie

Masz do tego prawo — art. 149 Kodeksu pracy. W sekcji Mój kalendarz kliknij Karta ewidencji za ten miesiąc: otworzy się gotowy dokument do wydruku, dzień po dniu. Możesz też poprosić o niego przełożonego albo kadry.

Dlaczego obok godzin jest druga liczba?

To ten sam czas po zaokrągleniu. Godziny wejścia i wyjścia zaokrąglają się do najbliższego pół godziny — przyjście o 8:10 liczy się jako 8:00, a o 8:29 jako 8:30. Raz wychodzi to na Twoją korzyść, raz na korzyść pracodawcy. Rzeczywiste godziny zostają w ewidencji zawsze i to one są zapisem tego, kiedy byłeś w pracy.

Pracuję dziś zdalnie

Jeśli masz włączoną pracę zdalną, na ekranie zobaczysz przełącznik Na obiekcie / Zdalnie. Wybierz Zdalnie — wtedy aplikacja nie sprawdza ani nie zapisuje Twojej lokalizacji.

Pracuję dziś na evencie

Jeśli przełożony włączył Ci pracę na eventach, w przełączniku zobaczysz Event. Wybierz go i wpisz, jaki to event — na przykład „Targi Poznań”. Bez nazwy nie da się rozpocząć pracy. Aplikacja zapisze godziny i nazwę, ale nie sprawdza ani nie zapisuje Twojej lokalizacji. Przy zakończeniu nazwy nie trzeba wpisywać drugi raz.

Co aplikacja zapisuje

Zapisuje

  • godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • obiekt, który wybrałeś,
  • pozycję GPS wyłącznie w chwili odbicia, razem z odległością od obiektu,
  • zgłoszone przerwy: godzinę początku i końca, rodzaj i powód, który sam wpisałeś,
  • nazwę eventu, jeśli pracujesz na evencie.

Nie zapisuje

  • Twojej lokalizacji w trakcie pracy ani po niej,
  • lokalizacji przy zgłaszaniu przerwy — liczy się sam czas,
  • lokalizacji przy pracy zdalnej i na evencie — nawet gdy telefon ją poda,
  • niczego, gdy aplikacja jest zamknięta,
  • niczego przy okazji powiadomień — zgoda na nie pozwala tylko wysyłać, nie zbierać.

Współrzędne odbić są kasowane po 90 dniach. Godziny pracy zostają, znika sama pozycja.